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了解一种很新的文事会一体化平台
发布时间:2022-11-22     作者:   分享到:

方案背景


随着企业数字化推进,行政办公事务的管理也在不断摒弃传统手工模式、尝试数字化创新,公文管理、会议管理、督查督办、三重一大数据上报相关数字化产品在企业行政事务管理过程中逐渐被应用。然而对企业来说,办文、办事、办会工作虽然各自实现了数字化,但由于系统相互独立,议题转督办、转发文,公文转会议、转督办等工作依然要切换系统,纸质版、电子版来回折腾,原来工作没减轻,反而添了新工作。


业务需求


1、会议公文数量多

上级单位来文处理,各种会议纪要、通知、请示等上传下达,各项工作部署都需公文、会议来承载,行政事务工作量大。


 2、人工处理环节多

会议前期的议题收集、组织、通知、会议室安排以及公文拟稿、会签、发文、收文等环节全靠人工处理、线下流转,周期长、效率低。


 3、事务落实缺抓手

开完会就丢开手,下达了哪些重要指示、会议任务执行情况、是否及时安排落实不清楚,开会目的、会议效果难以保证。


 4、文事会信息孤立

同一事项涉及的会议、公文、任务信息相互孤立,难以对事务落实过程进行实时监管、监督,难以统一管理。


方案概述


致远互联文事会一体化解决方案,聚焦企业“办文、办事、办会”场景,构建会议管理、督查督办管理、公文管理、三重一大事项上报多应用全面覆盖、各业务模块间无缝衔接的一体化行政事务协同平台,打通多级组织“文事会”上传下达通路,缩短流转周期,业务办理更加连贯高效。此方案的核心价值在于无需切换系统一个平台搞定企业办文、办事、办会相关工作,不仅将督查督办融入会议、公文事务执行全过程,精准到人、落实到事、管控到点,实现对督办任务的协调联动、精准管理,而且在流程中融入了OCR识别、智能解析、电子用印、智能校验提醒等智能工具,大大提升办事效能,不断推动企业运营及管理效能提升。


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办文、办事、办会集中在一个平台处理


针对不同岗位、角色焦点信息查看及事务快捷处理需求,在一个系统同时植入议题管理空间、会议管理空间、公文管理空间、督查督办空间及三重一大数据报送入口,办文、办事、办会场景更聚焦,事务处理更加连贯、高效。


会前:议题有序收集,会议高效安排


1、议题全员提报

打通议题提报通路,全员均可根据标准化模板提报议题,议题审批通过后按不同会议类型自动分配到对应的议题库统一管理,过程简单有序。


2、领导日程实时查看

重要会议无需担心领导时间,通过日程表可以随时查看领导日程及工作计划,无需逐个电话询问,会议安排更合理。


 3、会议室可视化预定

建立会议室电子看板,占用情况一看便知,有效避免会议室使用冲突。支持同时申请多个会议室,直接在看板上标记会议占用时间,方便快捷。


 4、一键通知开会

会议通知通过系统自动下达,参会人员收到通知后在线直接反馈,参会回执一目了然。超期未回执,则一键发起催办,无需人工反复督促。


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会中:扫码签到快速入场,高效开会


1、M3扫码签到

系统自动生成会议二维码,参会时直接扫码就可签到入场,既高效又能防止代签、会后补签等情况。签到信息自动同步至会议信息表单之中,人员到会情况清晰明了。


2、会议情况实时记录

支持会议召开过程中在线实时记录议题上会结果、表决情况、相关说明等信息,避免议定事项漏记、记错情况发生。登记后会议档案自动同步更新,会议信息完整、准确。


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会后:决议事项全程跟踪落实


1、会议纪要同步生成

会后根据上会情况整理会议记录,形成会议纪要上报领导审批,通过后议题库及会议档案相关信息自动更新。支持会议纪要直接转公文或公告快速发布。


 2、事项交办全程跟踪

“会议+督办”无缝衔接,会议议定事项或决议内容可直接转为督办任务,转交相关部门办理及反馈,确保会议任务及时安排落实、执行情况及时反馈,保证会议效果。


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发文管理:深度还原线下办文场景


1、去插件在线拟文

支持在线拟定公文,整个公文编辑过程不需要安装任何插件,打开表单即可编辑正文。


2、文单正文一屏展示

公文正文、表单、签批意见一个页面展示,无需来回切换,便捷了解公文过程、背景信息,领导快速签批。


3、支持手写签批

公文审批过程中,可在正文或附件任意位置圈批圈阅,标记需要关注的内容,也可对表单和文件进行全文批注,系统按颜色区分不同修改人意见,保留传统纸质办文习惯,公文审阅过程有迹可查。


4、一键套红、电子签章

对于审批签发的公文可在线选择套红模版,一键套红生成红头文件,并在授权用印后直接调用电子印章在线用印,有效避免盖章前后文件不一致问题,同时也省去了来回找人盖章签字的时间。


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收文管理:来文快速登记灵活办理


1、办理过程灵活加签

提供多种来文登记方式,快速收文,办理过程灵活进行加签、转办、传阅、意见征询等操作,支持自由设定每一个节点的操作人、办理方式、处理期限、提醒时间等,公文处理更契合实际管理需要。


 2、与会议、督办业务联动

根据各阶段的公文办理结果,可一键触发来文转发文、转公告、转会议、转督办、转协同等操作,相关数据与信息自动传递,智能实现办文、办事、办会之间的一体化协同,确保公文执行落地。


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公文归档:公文自动归档统一管理


1、公文自动归档

支持自定义预归档与流程中归档等多种公文归档方式,公文文单、正文、处理意见等信息自动归档,形成公文电子档案库统一管理,保证企业公文完整、真实、有效的同时,方便溯源跟踪。


2、自定义公文档案查阅权限

统一公文整理、归档、借阅及保管,支持按公文类型设定公文查阅权限,也可根据公文内容,设定不同层级人员的查看权限,确保归档电子公文得到安全保管和有效利用。


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 方案价值


1、统一办文、办事、办会平台

“会议+督办+公文+三重一大数据报送”有效融合,智能实现文、事、会各业务间的全面统筹协调和无缝衔接,无需切换系统,业务办理更加连贯。


2、事务全程督办管理更精细

将督查督办融入会议、公文事务执行全过程,精准到人、落实到事、管控到点,实现对督办任务的协调联动、精准管理,确保各项事务真正落地。


3、智能工具提升办事效能

将OCR识别、智能解析、电子用印、智能校验提醒、流程自动触发等智能工具融入公文、会议、督查督办事务办理流程,大大提升办事效能。


 4、文、事、会业务数据相互连通

“公文+会议+督办”无缝衔接,文事会办理过程中相关数据与信息自动传递,统一管理,智能实现办文、办事、办会之间的一体化协同。